V/v đề nghị hướng dẫn chứng từ sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa giao cho khách hàng trước thời điểm chuyển giao quyền sở hữu

Công ty Cổ phần NPOIL là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và phân phối dầu nhớt, mỡ bôi trơn và các sản phẩm liên quan. Trong quá trình hoạt động, Công ty thường xuyên phát sinh việc bán hàng hóa cho khách hàng, nhà phân phối, đại lý tại các tỉnh, thành phố khác nhau.

Quy trình giao hàng thực tế của Công ty như sau:

Khách hàng đặt hàng và Công ty xác nhận đơn hàng.

Công ty thực hiện xuất hàng từ kho để vận chuyển đến địa điểm giao hàng của khách hàng.

Thời gian vận chuyển có thể kéo dài từ một đến nhiều ngày tùy địa điểm giao hàng.

Theo thỏa thuận giữa Công ty và khách hàng, việc giao nhận và chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa được hoàn tất tại địa điểm giao hàng sau khi khách hàng kiểm đếm và xác nhận nhận hàng.

Trong quá trình vận chuyển từ kho Công ty đến địa điểm giao hàng, hàng hóa chưa được khách hàng tiếp nhận và vẫn có khả năng xảy ra trường hợp khách hàng từ chối nhận hàng, nhận thiếu hoặc yêu cầu trả lại một phần hàng hóa.

Theo quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa được xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Nghị định số 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Để Công ty thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ và có đầy đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa trong quá trình vận chuyển, Công ty kính đề nghị Quý Cơ quan hướng dẫn các nội dung sau:

1. Trong trường hợp Công ty đã xuất hàng khỏi kho để vận chuyển đến địa điểm giao hàng của khách hàng nhưng chưa hoàn tất việc chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa, Công ty đã phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử hay chưa?

2. Trong khoảng thời gian hàng hóa đang được vận chuyển trên đường, trước khi khách hàng xác nhận nhận hàng và trước thời điểm lập hóa đơn, Công ty phải sử dụng loại hóa đơn, chứng từ hoặc hồ sơ nào để chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa khi cơ quan chức năng kiểm tra?

3. Trường hợp nêu trên, Công ty có được sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử làm chứng từ lưu thông hàng hóa hay không? Nếu không thuộc trường hợp được sử dụng, kính đề nghị Quý Cơ quan hướng dẫn loại chứng từ phù hợp.

4. Trường hợp Công ty sử dụng Phiếu xuất kho, lệnh giao hàng, đơn đặt hàng/hợp đồng mua bán và chứng từ vận chuyển trong thời gian hàng đang trên đường thì bộ chứng từ nêu trên có đủ căn cứ chứng minh nguồn gốc và tính hợp pháp của hàng hóa hay không?

5. Khi khách hàng kiểm nhận và ký xác nhận giao nhận hàng hóa tại địa điểm giao hàng, Công ty lập hóa đơn điện tử tại thời điểm đó có phù hợp với quy định về thời điểm lập hóa đơn hay không?

6. Trường hợp việc giao nhận hàng hóa hoàn tất ngoài giờ làm việc của bộ phận kế toán, kính đề nghị Quý Cơ quan hướng dẫn thời điểm lập hóa đơn và phương thức xử lý phù hợp để Công ty thực hiện đúng quy định.

7. Trường hợp khách hàng từ chối nhận toàn bộ hoặc một phần hàng hóa trước khi hoàn tất việc chuyển giao, Công ty cần lập những chứng từ nào và có phải lập hóa đơn đối với phần hàng hóa khách hàng không nhận hay không?

Công ty kính đề nghị Quý Cơ quan hướng dẫn bằng văn bản để Công ty có cơ sở xây dựng quy trình quản lý hàng hóa, giao nhận, lập hóa đơn và lưu trữ chứng từ thống nhất, đúng quy định pháp luật.

Công ty Cổ phần NPOIL cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về hóa đơn, chứng từ, kế toán và thuế theo quy định hiện hành.

Trân trọng cảm ơn!